Những điều cần biết về phần mềm chấm công

Ngày nay, việc sử dụng các phần mềm chấm công trong môi trường công sở giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động, tiết kiệm chi phí và thời gian. Tuy nhiên, trên thị trường hiện có rất nhiều loại phần mềm chấm công, vậy doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chấm công nên dựa vào những tiêu chí nào? Hãy cùng Beetechsoft tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công là một ứng dụng được sử dụng để quản lý và ghi lại thông tin về thời gian làm việc của nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chức năng chính của phần mềm này là tự động ghi lại thời gian đến và rời khỏi nơi làm việc của nhân viên, từ đó giúp người quản lý dễ dàng theo dõi chấm công, tính lương và thống kê các thông tin liên quan đến nhân sự.

Các tính năng phổ biến của phần mềm chấm công gồm:

• Chấm công tự động: Ghi lại thời gian đến và rời khỏi công ty một cách tự động thông qua các phương tiện như thẻ từ, vân tay hoặc nhận diện gương mặt.

• Tính số ngày công: Tính toán số giờ làm việc để xác định ngày công cần trả cho nhân viên.

• Quản lý ca làm việc: Xác định và theo dõi ca làm việc của nhân viên, bao gồm ca làm việc chính, tăng ca, ngày nghỉ phép, nghỉ lễ và các sự kiện khác.

• Báo cáo và thống kê: Tạo ra báo cáo về thời gian làm việc, lịch sử chấm công, thông báo đi muộn và các thông tin khác liên quan đến việc quản lý nhân sự.

• Tích hợp với hệ thống khác: Kết nối với các hệ thống khác như quản lý nhân sự (HR), kế toán để đảm bảo thống nhất và hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.

• Bên cạnh đó, phần mềm chấm công cũng cần có các tính năng khác như quản lý yêu cầu, xin nghỉ phép, nghỉ ốm, đặt cơm, quản lý công việc, lịch trình và nhiều tính năng hỗ trợ khác.

Các ứng dụng chấm công có thể được tùy chỉnh tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự, tiết kiệm thời gian và chi phí.

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công là một giải pháp tối ưu để số hóa cho doanh nghiệp của bạn, chính vì vậy bạn cần lựa chọn một phần mềm chuẩn theo quy trình chấm công tại doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một số tiêu chí giúp các doanh nghiệp có thể quyết định xem phần mềm chấm công nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp nhất.

• Giao diện sử dụng thân thiện, nhiều tính năng

Điều quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm chấm công cho doanh nghiệp chính là giao diện dễ sử dụng, các tính năng hoạt động tốt, không bị hạn chế. Phần mềm chấm công cần bao gồm nhiều module và tính năng như có thể sử dụng thẻ, vân tay, nhận diện khuôn mặt và cả mã số với khả năng nhận diện nhanh, không bị giới hạn bởi khoảng cách, ánh sáng và số lượng.

• Quản lý và bảo mật dữ liệu tốt 

Thông tin cá nhân và thông tin ra/vào giờ làm của các nhân viên được xem là những thông tin quan trọng cần được bảo mật trong doanh nghiệp. Phần mềm chấm công cần phải có khả năng lưu trữ, trích xuất và sắp xếp thông tin hợp lý giúp người dùng có thể dễ dàng tra cứu thông tin, kết nối dữ liệu…

• Tương thích và kết nối với các phần mềm khác

Phần mềm chấm công tốt cần có khả năng tương thích với các thiết bị khác nhau như máy tính để bàn, điện thoại, máy tính mảng,... Bên cạnh đó, khả năng tích hợp tốt với một số phần mềm như phần mềm kế toán, nhân sự, kinh doanh cũng là một lợi thế giúp doanh nghiệp lựa chọn.

• Hỗ trợ 24/7

Một tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công không thể không kể đến đó là đội ngũ hỗ trợ 24/7, nhanh chóng nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm. Bên cạnh đó, cần lựa chọn đơn vị có chế độ bảo hành, bảo trì và nâng cấp phần mềm miễn phí định kỳ để đảm bảo không có sai sót trong quá trình vận hành và sử dụng sản phẩm.

Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều phần mềm chấm công tốt được phát triển và xây dựng bởi các công ty phần mềm uy tín, trong đó có thể kể đến như BeeID của Beetechsoft, Timesheet của Savvycom, base.vn, Tanca,...Mỗi phần mềm chấm công kể trên đều có những ưu điểm vượt trội, giúp doanh nghiệp giải bài toán nhân sự, tiết kiệm thời gian và chi phí trong thời buổi kinh tế suy thoái như hiện nay.