ITシステム統合を行う際に知っておくべきポイント
ITシステム統合は、業務の最適化やビジネス効率の向上を実現するための重要なステップです。期待通りの成果を得るためには、事前準備を十分に行い、導入プロセスにおける重要なポイントを正しく理解する必要があります。以下では、ITシステム統合を効果的かつ中長期的な成長戦略に沿って進めるために、企業が押さえておくべき要点をご紹介します。
1. すべてのシステムが相互に互換性を持つわけではない
ITシステム統合においてよく直面する課題の一つが、「すべてのプラットフォームやソフトウェアは簡単に連携できる」という思い込みです。しかし実際には、多くのシステムは異なる時期に、異なる技術で、異なるベンダーによって開発されており、その結果、互換性の問題が大きな障壁となるケースが少なくありません。
例えば、レガシーシステムでは、API連携やクラウドベースの統合といった最新の統合手法に対応していないことがあります。一方で、新しいシステムが旧来のデータベースやソフトウェアと後方互換性を持たない場合もあります。
こうした互換性の不備を適切に対処せずに統合を進めると、データの断絶、業務プロセスの重複、最悪の場合はシステム停止といった深刻な問題を引き起こす可能性があります。
また、独自仕様（プロプライエタリ）ソフトウェアにも注意が必要です。一部のベンダーは、他社ツールとの連携を制限し、自社エコシステム内での利用を前提とした設計を採用しています。そのような場合、ミドルウェアの導入やカスタム開発が必要となり、統合の複雑性やコストが増大する可能性があります。
企業が取るべき対応策
ITシステム統合を開始する前に、既存システムの現状を詳細に評価する
互換性に問題が生じる可能性のある要素を事前に洗い出す
IT専門家やベンダーに相談し、統合における制約やリスクを正確に把握する
既製ソリューションに過度な期待をせず、必要に応じてカスタム開発を前提とした計画を立てる
2. データが混乱する可能性がある
ITシステム統合において、重要でありながら見落とされがちな課題の一つが「データ処理」です。当初は、あるシステムから別のシステムへデータを移行することは簡単だと思われがちですが、実際にはデータは形式・構造・品質がそれぞれ異なる複数のソースから集まっています。
例えば、CRMに保存されている顧客データには、重複情報、古いデータ、必須項目の欠落といった問題が含まれていることがあります。一方、会計システムでは、日付形式や通貨単位が異なるケースも少なくありません。
このようなデータを整理・標準化せずに統合すると、取引エラー、誤ったレポート、ユーザー情報の不整合といった深刻なトラブルを引き起こす可能性があります。さらに、個人情報や金融情報などの機密データが、
システムごとに適切なセキュリティ対策や法令遵守がなされていない場合もあります。十分な配慮をせずにITシステム統合を進めてしまうと、データ漏洩や、GDPRをはじめとする各種データ保護規制への違反につながるリスクがあります。
企業が取るべき対応策
統合前に、データの棚卸しと詳細な評価を実施する
重複データの削除やデータクレンジング、標準化を行う
データマッピングルールを明確化し、一貫性を確保する
専門家やデータアナリストを起用し、統合プロセスを監督する
3. ITシステム統合は想定以上に時間がかかることが多い
ITシステム統合において、実際に必要となる期間は過小評価されがちです。書面上ではシンプルに見えるプロセスであっても、実際の統合作業では想定外のトラブルが発生し、スケジュールが大幅に遅延するケースが少なくありません。
例えば、ソフトウェア設定の競合、APIの不安定な動作、テスト工程での不具合発覚などが挙げられます。さらに、承認待ち、フィードバックの往復、複数プロジェクトを並行して進める人員体制といった人的要因も、進行を遅らせる大きな要素となります。
多くのチームは、「システムを接続すれば自動的にうまく動く」と考え、過度に楽観的なスケジュールを設定してしまうという失敗を犯しがちです。しかし、十分なテスト、トレーニング、調整を行わないままリリースすると、未完成のシステムを導入してしまい、ユーザーの不満や業務停止を招く恐れがあります。
プロジェクトを円滑に進めるためのポイント
テストや障害対応を考慮し、統合スケジュールには十分なバッファ時間を確保する
単体テスト、統合テスト、ユーザー受入テスト（UAT）など、複数段階のテスト工程を計画する
関係者全員と現実的なスケジュールを共有し、認識を合わせる
納期を優先して無理に進めるのではなく、安定稼働するシステムをリリースすることを最優先とする
4. チームが新しいシステムに慣れるまでには時間が必要
どれほど先進的なITシステムであっても、チームがそれを正しく、効果的に使いこなせなければ期待する成果は得られません。多くの企業が陥りがちな失敗の一つが、ITシステム統合において技術面ばかりに注目し、人の要素を軽視してしまうことです。
新しいシステムが導入されると、社員は業務の進め方そのものを変更する必要があります。新しいツールを新しいプロセスで使いこなしたり、データの扱い方を見直したりすることが求められるため、十分な説明や準備がない場合、大きな負担やストレスとなりがちです。
適切なガイドやサポートが提供されないと、ユーザーは変化に抵抗を感じたり、本来防げたはずのミスを繰り返したり、あるいは従来のやり方に固執してしまい、ITシステム統合の目的そのものが形骸化してしまう恐れがあります。
この段階で企業が取るべき対応
統合プロジェクトの初期段階から、主要メンバーを巻き込む
部署ごとに最適化した、実践的で分かりやすい研修を実施する
操作マニュアル、サマリー資料、動画ガイドなどの参照資料を整備する
移行期間中の不明点に対応するため、サポート体制やヘルプデスクを設置する
十分な時間をかけて定着を図り、ユーザーの声を収集・改善に反映する
5. ITシステム統合は「導入して終わり」ではない
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ITシステム統合に関するよくある誤解の一つは、「統合作業が完了すれば、その後は特に何もしなくてよい」という考え方です。しかし実際には、ITシステム統合は一度きりの作業ではなく、継続的な運用・管理が求められるプロセスです。
時間の経過とともに、ビジネス要件の変化、サードパーティアプリケーションのAPI更新、データ量の増加などが、統合システムのパフォーマンスや機能に直接影響を与えるようになります。適切な管理が行われていない場合、処理速度の低下、不具合の発生、さらにはシステム停止といったリスクが高まります。
さらに、セキュリティ脅威は年々高度化・多様化しています。セキュリティパッチの未適用や、システム監視の不足は、統合システムを脆弱な状態にさらし、データ漏洩や法令違反を引き起こす可能性があります。
実施すべき対策
定期的なシステム性能のチェックおよび評価計画を策定する
統合ログを監視し、潜在的な障害を早期に検知する
ソフトウェア、API、セキュリティプロトコルを常に最新の状態に保つ
統合システムの運用・保守を担う専任の担当者またはチームを明確にする
6〜12か月ごとに、システムがビジネス目標に適合しているかを再評価する
6. セキュリティ面への配慮
セキュリティは、ITシステム統合を行う際に最も重要な検討事項の一つです。複数のシステムを接続することは、アクセス経路（エントリーポイント）を増やすことを意味し、適切に対処しなければ、データ漏洩やサイバー攻撃のリスクが高まります。セキュリティ対策を軽視すると、金銭的損失、法的制裁、企業の信頼失墜といった深刻な影響を招く可能性があります。
顧客情報、決済情報、機密性の高い業務データなど、センシティブなデータを扱う統合プロジェクトにおいては、初期段階から強固なセキュリティ対策を設計に組み込むことが不可欠です。単なるパスワード管理にとどまらず、データが通過・保存されるすべてのレイヤーを考慮した包括的な視点が求められます。
実施すべきセキュリティ対策
データの通信時および保存時の暗号化を実施する
ユーザーアクセスを保護するため、多要素認証（MFA）を導入する
ソフトウェアを定期的に更新し、脆弱性パッチを迅速に適用する
統合前後に、セキュリティ診断やペネトレーションテストを実施する
新しいシステムに関連するセキュリティベストプラクティスについて、社員教育を行う
ITシステム統合のすべての工程にセキュリティを組み込むことで、自社の資産を守るだけでなく、顧客やパートナーからの信頼を構築することができます。
まとめ
ITシステム統合は、企業の近代化および業務効率向上において極めて重要なステップです。重要なポイントを正しく理解し、適切に実践することで、システム統合を成功かつ効果的に進めることができます。
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